Flex Office und IoT: Wie können Arbeitsräume optimiert werden?
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Während Telearbeit zu einer neuen Gewohnheit wird, wünscht eine Mehrheit der Erwerbstätigen, dass ihr Arbeitgeber physische Räumlichkeiten beibehält. Der Hauptgrund dafür ist, dass die Menschen an ihrem Arbeitsplatz wieder geselliger sein wollen. Aus diesem Grund sind immer mehr Unternehmen bereit, das Flex Office einzuführen. Dank der technologischen Entwicklungen ist es heute möglich, seinen Mitarbeitern einen dynamischen und flexiblen Büroraum zu bieten. Das Internet der Dinge zum Beispiel ermöglicht es, Arbeitsräume in Echtzeit zu verwalten. Flex Office und IoT, wie können Arbeitsräume optimiert werden? Wir werden dies zusammen sehen.
Was ist Flex Office?
Flex Office ist eine neue Art der Arbeitsorganisation. Man spricht auch von Desk Sharing oder geteiltem Büro. Es geht darum, die Grenzen des persönlichen Büros zu überwinden. Das Ziel ist es, verschiedene Arbeitsbereiche je nach Bedarf anzubieten: Coworking, Vertraulichkeitsblasen, Gemeinschaftsräume, modulierbare Besprechungsräume oder sogar ein Fitnessstudio. Diese Räume entsprechen den neuen Erwartungen der Angestellten und erleichtern den Austausch und die Zusammenarbeit.
Die Herausforderungen des Flex Office beschränken sich daher nicht auf die einfache Optimierung von Räumen. Es ist in erster Linie ein starker Wille, unsere Beziehung zur Arbeit zu überdenken. Denn das Unternehmen ist mehr als nur ein Ort, an den man kommt, um zu arbeiten. Dank der neuen Technologien ist es heute möglich, sich neue Arbeitsorganisationen vorzustellen, in denen das Wohlbefinden der Mitarbeiter und ihr berechtigter Wunsch nach Flexibilität eine angemessene Antwort finden können.
Die Vorteile des Flex Office
Das Flex Office ist ein freieres System, das tatsächlich flexibler ist. Es bietet viele Vorteile für das Unternehmen und seine Mitarbeiter.
Förderung der internen Kommunikation und des Teamgeistes
Ein Unternehmen ist eine Gruppe von Männern und Frauen, die zusammenarbeiten. In traditionellen Organisationen sehen wir jedoch, dass die Mitglieder der verschiedenen Abteilungen sich nicht leicht vermischen. Es ist ein bisschen so, als ob man sich in einer geschlossenen Gesellschaft befindet.
Indem wir die Abteilungen physisch voneinander trennen, fördern wir natürlich den Austausch außerhalb des beruflichen Rahmens. Das Ergebnis ist eine verbesserte interne Kommunikation und eine bessere Zusammenarbeit. Das gesamte Unternehmen wird zu einem einzigen Team.
Verbesserung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz und der Motivation der Mitarbeiter
Die Motivation der Mitarbeiter hängt sehr oft von einem guten Arbeitsklima ab. Die Organisation von geselligen Momenten innerhalb des Unternehmens trägt ebenfalls zum Gefühl der Zugehörigkeit und Verbundenheit der Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen bei. Dies ist bei 100 % Telearbeit nicht möglich.
Die Arbeitnehmer, die während der Pandemie Telearbeit leisten konnten, wollen jedoch nicht zu 100 % in die Präsenzzeit zurückkehren. Laut einer OpinionWay-Studie “sagen 60% der französischen Arbeitnehmer, dass sie ihr Unternehmen mehr schätzen würden, wenn ihr Unternehmen sie dazu ermutigen würde, ihre Zeit selbst zu organisieren, indem sie ihre eigenen Arbeitszeiten wählen könnten”.
Anpassung an die Flexibilitätsbedürfnisse der Arbeitnehmer für ein besseres Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben
Die von Soziologen als Millennials oder Generation Y bezeichneten Personen werden im Jahr 2025 etwa 75% der Arbeitskräfte ausmachen. Diese Generation ist dafür bekannt, dass sie großen Wert auf ihr Wohlbefinden und ihre Selbstverwirklichung legt. Es ist auch ein Profil, das besonders schwer zu rekrutieren ist. Noch schwieriger ist es, diese Generation an sich zu binden.
Für die Personalabteilung kann das Flex Office daher zu einem Wettbewerbsvorteil gegenüber traditionelleren Unternehmen werden. Denn diese Organisation entspricht den Bedürfnissen der Mitarbeiter nach Flexibilität und Autonomie bei der Gestaltung ihres Arbeitstages. Das Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben zu finden, ist schließlich eine wichtige Herausforderung für alle.
Verringerung der Umweltauswirkungen für starke Unternehmenswerte
Bis vor kurzem bedeutete ein Arbeitsplatz zu haben, zur Arbeit zu gehen. Das bedeutet, dass man verpflichtet ist, an jedem Tag der Woche zu bestimmten Zeiten auf dem Firmengelände anwesend zu sein. Die negativen Folgen waren Staus in der Rush Hour, schlechte Luftqualität durch die Verschmutzung durch Autos, die zu einem echten Problem für die öffentliche Gesundheit geworden ist, und unerträgliche Zeitverluste im Verkehr.
Die soziale Verantwortung des Unternehmens (CSR), d.h. sein soziales und ökologisches Engagement, ist heute ebenfalls ein wichtiger Hebel für die Mitarbeiterbindung. Weit entfernt von der Dreiteilung Metro, Arbeit und Schlaf, wollen die Mitarbeiter ihrer Arbeit einen Sinn geben. Und für ein Unternehmen zu arbeiten, das sich für starke Werte einsetzt, macht für 85 % der französischen Erwerbstätigen Sinn (Quelle: OpinionWay).
Reduzierung der Fixkosten durch Optimierung der Arbeitsräume
Die Reduzierung der Fixkosten ist in der Tat ein weiterer positiver Aspekt von Flex Office. Die Energiekosten, z.B. für Heizung, werden in den kommenden Jahren zweifellos stark ansteigen. Dies gilt vor allem für ältere Gebäude.
Durch die Optimierung der Arbeitsräume in Echtzeit vermeiden Sie unnötige Ausgaben. Im Gegenteil, Sie verwalten Ihre Arbeitsräume sogar besser. Das Unternehmen kann auch einen Teil seiner leerstehenden Büros vermieten oder untervermieten und z.B. einen Coworking-Service anbieten.
Schließlich wünscht sich die große Mehrheit der Arbeitnehmer mehr Flexibilität und Autonomie in ihrer Arbeitsorganisation. Flex-Office ermöglicht es daher, sich den Erwartungen der Arbeitnehmer und dem Bedürfnis der Unternehmen nach Effizienz anzupassen. Voraussetzung ist, dass bestimmte Schritte bei der Einführung eingehalten werden.
Das Unternehmen SYNOX berichtet
Im Rahmen seiner Entwicklung hat sich das Unternehmen SYNOX aus Montpellier zum Ziel gesetzt, seine Mitarbeiterzahl bis 2023 zu verdoppeln. Daher ist es für das Unternehmen unerlässlich, eine Lösung zu finden, die es jedem Mitarbeiter ermöglicht, Zeit im Büro zu verbringen (und nicht nur Telearbeit). Die Teams haben sich für das Flex-Office entschieden, das es ihnen ermöglicht, die menschlichen Beziehungen zu stärken, die im Mittelpunkt ihrer Politik der Lebensqualität am Arbeitsplatz stehen.
Lesen Sie, wie diese Strategie von den Teams aufgenommen wurde.
Wie organisiert man Flex Office? 6 Schritte, die zu beachten sind
Der Wunsch, Flex Office zu organisieren, basiert auf einem echten Unternehmensprojekt, in dem jeder seinen Platz finden muss. Wir empfehlen Ihnen daher, die folgenden sechs Schritte zu befolgen.
1. Die Mitarbeiter einbeziehen
Die Unterstützung der Mitarbeiter ist für den Erfolg des Übergangs zu dieser neuen Organisation von entscheidender Bedeutung. Diese Arbeitsumgebung beruht auch auf einer Form des partizipativen Managements. Dieses muss ein regelmäßiges Feedback ermöglichen, bei dem jeder sich berücksichtigt und somit besser einbezogen fühlt.
2. Kommunikation mit Transparenz und Pädagogik
Sowohl Arbeitnehmer als auch Verbraucher erwarten immer mehr Transparenz von den Unternehmen. Und wie bei jeder organisatorischen Veränderung ist das erste wahrgenommene Risiko der Verlust der Orientierung. Das Ziel einer pädagogischen Kommunikation ist es daher, die Mitarbeiter zu begleiten. Das Interesse besteht darin, den möglichen Stress oder die natürlichen Hindernisse für Veränderungen zu verringern.
3. Vervielfachung der Räume für Zusammenarbeit
Gemeinsam genutzte Räume sind ein Mittel, um sich zu mehr Gemeinsamkeit zu entwickeln. Um den Austausch zu erleichtern und die physischen Barrieren von Einzelbüros zu überwinden, ist es wichtig, mehr gemeinsam genutzte Räume zu schaffen. Das Ziel ist natürlich, neue Raumtypologien anzubieten, die den Projektmodus fördern.
4. Die beste Schätzung der Belegungsrate
Die Belegungsrate ist das Verhältnis zwischen der Anzahl der besetzten Arbeitsplätze und der Gesamtzahl der vorhandenen Arbeitsplätze. Da es im Flex Office keine festen Büros mehr gibt, kann man davon ausgehen, dass diese Art der Organisation etwa 0,8 Arbeitsplätze pro Mitarbeiter bietet.
5. Testphase in Betracht ziehen
Es wird immer Abweichungen zwischen der Theorie und der praktischen Umsetzung geben. Daher wird eine Testphase die Punkte aufzeigen, die verbessert werden müssen. Der technische Aspekt des Flex Office ist ein entscheidender Punkt, der berücksichtigt werden muss. Aus diesem Grund wünschen 52 % der Unternehmen, die Flex Office einführen möchten, Unterstützung (Quelle: JLL).
Um zu erfahren, wie ELA Innovation Sie bei Ihrem Projekt unterstützen kann, wenden Sie sich bitte an einen unserer Berater.
6. Nutzung der richtigen digitalen Werkzeuge
Eine bessere Nutzung der digitalen Werkzeuge würde sich für 42 % der Arbeitnehmer positiv auf das Image des Unternehmens auswirken. Die Verwendung der richtigen Werkzeuge zur Einführung von Flex Office ist wichtig, um sicherzustellen, dass jeder seinen Platz findet. Der Vorteil für den Arbeitnehmer ist, dass er leicht ein freies Büro und eine gute Computerverbindung finden kann.
Die Technik ist erst dann wirklich effektiv, wenn sie sich in den Hintergrund drängen kann. Und genau das ist der Vorteil des IoT.
IoT zur Erleichterung der Verwaltung von Ressourcen
Das IoT oder Internet der Dinge kann als eine Reihe von physischen Objekten definiert werden, die mit dem Internet verbunden werden können. Es handelt sich um einen schnell wachsenden Markt: Prognosen gehen davon aus, dass es im Jahr 2027 mehr als 40 Milliarden vernetzte Objekte geben wird. Der Vorteil des IoT ist, dass es die Verwaltung von Ressourcen erleichtert.
Entdecken Sie unseren Infrarot-Anwesenheitssensor
für die Messung der Bürobelegungsrate
Verwendung eines Infrarot-Sensors, der über Bluetooth funktioniert.
100% anonym und autonom sind Infrarot-Präsenzsenssensoren ideal für das Flex Office. Die hohe Empfindlichkeit eines Sensors wie dem Blue Puck Pir ermöglicht es, die kleinste Bewegung zu erkennen. Es ist daher sehr einfach zu erkennen, ob ein Raum, ein Büro oder eine Box besetzt ist oder nicht.
Echtzeit-Visualisierung der freien Flächen
Jeder hochwertige Bluetooth-Sensor mit niedrigem Energieverbrauch wird dann über ein so genanntes Gateway mit einer IoT-Plattform verbunden. Über diese Verbindung werden objektive und zuverlässige Belegungsdaten an das System übermittelt. Mit anderen Worten, Sie erhalten eine einfache Echtzeit-Visualisierung der freien Flächen.
Vereinfachung der Fernreservierung von Arbeitsräumen
Die Nutzer ihrerseits müssen sich nur in die Anwendung oder das Webportal einloggen, um den verfügbaren Raum zu finden, der ihren Bedürfnissen entspricht: freies Büro, Quiet Room, Kreativraum oder Besprechungsraum. Das System ermöglicht es, aus der Ferne zu buchen und sogar gebuchte, aber nicht genutzte Räume freizugeben.
Schnelle und unaufdringliche Installation
Die Installation von Bluetooth-Sensoren ist in der Tat sehr schnell und unaufdringlich. Da keine Verkabelung erforderlich ist, können diese 100% anonymen Anwesenheitssensoren auf jeder Oberfläche (unter einem Schreibtisch, an der Decke, an einer Wand oder an einer Tür) angebracht werden. Zum Beispiel wurden bei 1001 lives habitat an zwei Standorten von 2.800 m² und 600 m² mit insgesamt 400 Personen 351 Bluetooth Low Energy Anwesenheitssensoren in nur 3 Tagen installiert.
Die Einführung von Flex Office in Ihrem Unternehmen wird durch den Einsatz von IoT erleichtert. Um den Erfolg dieses Projekts zu gewährleisten, ist es daher besser, sich auf die technischen Fähigkeiten eines Spezialisten zu verlassen.
Erfahren Sie, wie ELA Innovation und sein Partner Z#bre 1001 Vies Habitat bei der Optimierung seiner Arbeitsräume unterstützt haben.
Fehler, die Sie bei der Umstellung auf Flex Office vermeiden sollten
Da die Einführung von Flex Office nicht improvisiert werden kann, haben wir alle Fehler aufgelistet, die Sie vermeiden sollten, um den Übergang zum Flex Office erfolgreich zu gestalten:
Zu schnell fahren wollen
Wie bei jeder größeren Veränderung ist es besser, schrittweise vorzugehen. Der Erfolg von Flex Office hängt auch von einer Analyse der Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter ab. Es ist auch wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um Tests durchzuführen. Ein zu schnelles Vorgehen kann das gesamte Projekt gefährden.
Nicht die richtige Computerausrüstung verwenden
Eine solide Infrastruktur muss sich auf innovative und effiziente Technologien stützen können. Das Internet der Dinge erleichtert unseren Alltag, indem es uns Zugang zu praktischen und zuverlässigen Informationen verschafft. Eine gute drahtlose Verbindung ist natürlich für ideale Arbeitsbedingungen unerlässlich.
Den Angestellten Flex-Office aufzwingen
Diese neue Arbeitsorganisation ist auch eine neue Form des Managements. Die Einbeziehung des Topmanagements und die Unterstützung der Mitarbeiter sind natürlich ein Schlüssel zum Erfolg des Projekts.
In der Tat ist Flex-Office ein Weg zu mehr Gemeinsamkeit, zu autonomeren Mitarbeitern, die sich stärker am Leben des Unternehmens beteiligen.
Erfolgreiche Umstellung auf Flex Office
Der erfolgreiche Übergang zum Flex Office ist letztendlich eine Veränderung der Unternehmenskultur. Es geht darum, unser Verhältnis zur Arbeit zu überdenken, um mehr Flexibilität, aber auch mehr Freundlichkeit für ein besseres Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu erreichen. Dies ist ein wichtiges Argument für die Einstellung und Bindung von Talenten.
Die Arbeitswelt kann sich heute dank der neuen Technologien weiterentwickeln. Die Unterstützung bei der Umstellung auf Flex Office ist eine Garantie für Erfolg. Aus diesem Grund arbeitet ELA Innovation mit innovativen Lösungsanbietern wie Z#bre zusammen, um die neuen Herausforderungen für Unternehmen zu meistern.
Haben Sie noch Fragen? Kontaktieren Sie jetzt unsere Experten für eine persönliche Beratung zu Ihrem Flex Office-Projekt.
Fanny WATERLOT
Manager Marketing & Kommunikation
Fanny hat einen Master II in Corporate Communication Strategy absolviert und verstärkt seit Oktober 2018 das Team von ELA Innovation als Managerin für Marketing & Kommunikation. Mit einem Gespür für Trends und einer Leidenschaft für digitale Medien liegt es Fanny am Herzen, die Werte und Projekte des Unternehmens auf verschiedenen Medien (soziale Netzwerke, Blog, Websites usw.) zu präsentieren.
