Flex Office et IoT : comment optimiser les espaces de travail ?

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Flex Office et IoT : comment optimiser les espaces de travail ?
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Si le télétravail devient une nouvelle habitude, une majorité des actifs souhaitent que leur employeur conserve des locaux physiques. La première raison est de retrouver de la convivialité sur leur lieu de travail. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises sont prêtes à adopter le flex office. En effet, proposer à ses collaborateurs un espace de bureau dynamique et flexible est aujourd’hui possible grâce aux évolutions technologiques. L’Internet des Objets par exemple permet de gérer des espaces de travail en temps réel. Flex Office et IoT, comment optimiser les espaces de travail ? C’est ce que nous allons voir ensemble.

Qu’est-ce que le Flex Office ?

Le flex office se veut une nouvelle organisation de travail. On parle également de desk sharing ou de bureau partagé. Il s’agit en effet de sortir des limites du bureau personnel. L’objectif est de proposer différents espaces de travail en fonction de ses besoins : coworking, bulles de confidentialité, espace de convivialité, salle de réunion modulable ou même encore salle de sport. Ces espaces de convivialité répondent aux nouvelles attentes des employés tout en facilitant les échanges et le travail collaboratif.

Les enjeux du flex office ne se limitent donc pas à la simple optimisation des espaces. C’est tout d’abord une volonté forte de repenser notre rapport au travail. Car l’entreprise est bien plus qu’un lieu où l’on vient travailler. Grâce aux nouvelles technologies, il est aujourd’hui possible d’imaginer de nouvelles organisations de travail où le bien-être des collaborateurs et leur légitime demande de souplesse peuvent trouver une réponse adaptée.

Les avantages du Flex Office

Le flex office est un système plus libre, effectivement plus flexible. Il propose de nombreux avantages pour l’entreprise et ses salariés.

Favorisation de la communication interne et de l’esprit d’équipe

Une entreprise est un groupe d’hommes et de femmes qui travaillent ensemble. Cependant, nous voyons dans les organisations traditionnelles que les membres des différents services ne se mélangent pas facilement. Un peu comme dans un entre-soi.

En décloisonnant physiquement les services, nous favorisons naturellement les échanges en dehors du simple cadre professionnel. Le résultat est une amélioration de la communication interne et une meilleure collaboration. L’entreprise entière devient une seule et même équipe.

Amélioration du bien-être au travail et de la motivation des collaborateurs

La motivation des collaborateurs est très souvent liée à une bonne ambiance de travail. L’organisation de moments conviviaux au sein de l’entreprise participe également au sentiment d’appartenance et d’attachement des salariés pour leur entreprise. Ce que ne permet pas le 100 % télétravail.

Cependant, les salariés qui ont pu télétravailler pendant la pandémie n’ont pas envie d’un retour au 100 % présentiel. D’après une étude OpinionWay « 60 % des actifs français déclarent que si leur entreprise les incitait à organiser eux-mêmes leur temps, choisir leurs propres horaires leur ferait apprécier davantage leur entreprise ».

Adaptation aux besoins de flexibilité des salariés pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle

Ceux que les sociologues appellent les Millennials, ou la génération Y, représenteront 75 % environ de la main-d’œuvre en 2025. Cette génération est connue pour accorder une véritable importance à son bien-être et à sa réalisation personnelle. C’est également un profil particulièrement difficile à recruter. Encore plus difficile à fidéliser.

Pour les ressources humaines, le flex office peut donc devenir un avantage concurrentiel par rapport aux entreprises plus traditionnelles. Parce que cette organisation répond aux besoins de souplesse et d’autonomie des collaborateurs dans la gestion de leur journée de travail. Trouver l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle est finalement un enjeu important pour tous.

Diminution de son impact environnemental pour des valeurs d’entreprise fortes

Jusqu’à très récemment, avoir un travail signifiait aller au travail. C’est-à-dire avoir l’obligation d’être présent dans les locaux de l’entreprise à heures précises tous les jours de la semaine. Avec comme effets négatifs les bouchons des fameuses heures de pointe, une qualité de l’air dégradée par la pollution des voitures, qui est par ailleurs devenue un véritable problème de santé publique, et enfin une insupportable perte de temps dans les transports.

À présent, la responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE), c’est-à-dire ses engagements sociaux et environnementaux, représente également un levier fort de fidélisation des salariés. Loin du triptyque métro/boulot/dodo, les collaborateurs veulent donner du sens à leur travail. Et travailler pour une entreprise qui s’engage pour des valeurs fortes, cela a du sens pour 85 % des actifs français (source OpinionWay).

Réduction des coûts fixes grâce à l’optimisation des espaces de travail

La réduction des coûts fixes est effectivement un autre point positif du flex office. Car les dépenses énergétiques liées au chauffage par exemple, vont sans doute fortement augmenter dans les prochaines années. C’est d’autant plus vrai pour les bâtiments anciens.

Grâce à l’optimisation des espaces de travail en temps réel, vous évitez donc les dépenses inutiles. Au contraire, vous gérez même mieux vos espaces de travail. L’entreprise peut également louer ou sous-louer une partie de ses bureaux inoccupés et proposer un service de coworking par exemple. 

Finalement, les employés dans leur grande majorité souhaitent bénéficier de plus de flexibilité et d’autonomie dans leur organisation de travail. Le flex office permet donc de s’adapter aux attentes des salariés et au besoin d’efficacité des entreprises. À condition de respecter certaines étapes dans sa mise en place.

L’entreprise SYNOX témoigne

Dans le cadre de son développement, la société montpelliéraine SYNOX a pour objectif de doubler son effectif d’ici 2023. Il est donc impératif pour l’entreprise de trouver une solution permettant à chaque collaborateur de passer du temps au bureau (et pas seulement en télétravail). Les équipes ont fait le choix du flex office qui leur permet de renforcer les liens humains qui sont au cœur de leur politique de qualité de vie au travail.

Découvrez comment cette stratégie a été accueillie par les équipes.

Comment organiser le Flex Office  ? 6 étapes à respecter

La volonté d’organiser le flex office repose sur un véritable projet d’entreprise dans lequel chacun doit pouvoir trouver sa place. C’est pourquoi nous vous invitons à suivre ces 6 étapes.

1.    Impliquer les collaborateurs

L’adhésion des salariés est essentielle pour la réussite de cette transition vers cette nouvelle organisation. Cet environnement de travail repose aussi sur une forme de management participatif. Celui-ci doit permettre un feedback régulier où chacun se sent considéré et donc mieux impliqué.

2.    Communiquer avec transparence et pédagogie

Les salariés, comme les consommateurs, attendent toujours plus de transparence de la part des entreprises. Et comme tout changement d’organisation, le premier risque perçu est une perte de ses repères. L’objectif de communiquer avec pédagogie est donc d’accompagner les collaborateurs. L’intérêt est en effet de limiter les éventuels stress ou les naturels freins au changement.

3.    Multiplier les espaces collaboratifs

Les espaces collaboratifs sont un moyen d’évoluer vers davantage de collectif. Pour faciliter les échanges et sortir des barrières physiques que représentent les bureaux individuels, il est donc essentiel de multiplier les espaces partagés. Le but est naturellement de proposer de nouvelles typologies d’espaces favorisant le mode projet.

4.    Estimer au mieux le taux d’occupation

Le taux d’occupation est le rapport entre le nombre de postes de travail occupés et total de postes de travail existants. Puisqu’il n’y a plus de bureau fixe en flex office, on peut estimer que ce type d’organisation revient à proposer environ 0,8 poste par salarié.

5.    Envisager une phase de test

Il y aura toujours des écarts entre la théorie et la mise en pratique. Ainsi, une phase de test permettra de mettre en évidence les points à améliorer. En effet, l’aspect technique du flex office est un point crucial à prendre en compte. C’est pourquoi 52 % des entreprises qui souhaitent adopter le flex office veulent bénéficier d’un accompagnement (source JLL).

Pour savoir comment ELA Innovation peut vous accompagner dans votre projet, contactez un de nos conseillers.

6.    Utiliser les bons outils numériques

Mieux utiliser les outils numériques aurait un impact positif sur l’image de l’entreprise pour 42 % des salariés. Utiliser les bons outils pour mettre en place le flex office est essentiel pour pouvoir s’assurer que chacun trouvera sa place. L’avantage pour le salarié est de trouver facilement un bureau disponible et une bonne connexion informatique.

C’est quand la technique sait se faire oublier qu’elle est vraiment efficace. Et c’est exactement l’intérêt de l’IoT.

L’IoT pour faciliter la gestion des ressources

On peut définir l’IoT, ou Internet des Objets, comme un ensemble d’objets physiques pouvant se connecter à Internet. Cela représente un marché en forte croissance : les prévisions estiment à plus de 40 milliards d’objets connectés en 2027. L’intérêt de l’IoT est en effet de faciliter la gestion de ses ressources.

Utilisation de capteur de présence infrarouge, fonctionnant en Bluetooth.

100 % anonymes et autonomes, les capteurs de présence infrarouges sont parfaits dans le cadre du flex office. En effet, la forte sensibilité d’un capteur comme le Blue Puck Pir, permet de détecter le moindre mouvement. Il devient donc très facile de savoir si la pièce, le bureau ou le box est occupé ou non.

Visualisation en temps réel des espaces libres

Chaque capteur Bluetooth de haute qualité et à faible consommation d’énergie est ensuite relié à une plateforme IoT, à l’aide de ce que l’on appelle une passerelle. C’est cette connexion qui va transmettre au système des données d’occupation objectives et fiables. Autrement, dit, permettre d’obtenir simplement une visualisation en temps réel des espaces libres.

Simplification des réservations à distance des espaces de travail

De leur côté, les utilisateurs n’ont plus qu’à se connecter à l’application ou au portail web pour trouver l’espace disponible et adapté à leur besoin : bureau libre, quiet room, salle de créativité ou salle de réunion. Le système permet de réserver à distance et même de libérer les espaces réservés et finalement non utilisés.

Installation rapide et non intrusive

L’installation de capteurs Bluetooth est effectivement très rapide et non intrusive. Ne nécessitant aucun câblage, ces capteurs de présence 100% anonymes peuvent être fixés sur n’importe quelle surface (sous un bureau, au plafond, sur un mur ou une porte). Par exemple, chez 1001 vies habitat, sur deux sites de 2 800 m² et 600 m², accueillant au total 400 personnes, 351 capteurs de présence Bluetooth Low Energy ont été installés en 3 jours seulement.

La mise en place du flex office dans son entreprise est donc facilitée par l’utilisation de l’IoT. Pour garantir le succès de ce projet, mieux vaut donc s’appuyer sur les compétences techniques d’un spécialiste.

Découvrez comment ELA Innovation et son partenaire Z#bre ont permis à 1001 Vies Habitat d’optimiser ses espaces de travail.

Les erreurs à éviter dans sa transition en Flex Office

Parce que sa mise en place ne s’improvise pas, nous vous avons listé toutes les erreurs à éviter pour réussir votre transition en flex office :

Vouloir aller trop vite

Comme tout changement important, mieux vaut progresser par étapes. La réussite du flex office passe aussi par une analyse des habitudes de travail des salariés. Il est également important de prendre le temps de faire des tests. Car vouloir aller trop vite pourrait finalement mettre en péril tout le projet.

Ne pas utiliser les bons équipements informatiques

Une infrastructure solide doit pouvoir s’appuyer sur des technologies innovantes et efficaces. L’Internet des Objets favorise notre quotidien en nous donnant accès à des informations pratiques et fiables. Une bonne connexion sans fil est bien entendu indispensable pour des conditions de travail idéales.

Imposer le flex office aux employés

Cette nouvelle organisation de travail est également une nouvelle forme de management. L’implication du top management et l’adhésion des salariés au projet font naturellement partie des clés de sa réussite.

Effectivement, le flex-office est un moyen d’évoluer vers davantage de collectif, pour des collaborateurs plus autonomes et plus engagés dans la vie de l’entreprise.


Réussir le passage en Flex Office

Réussir son passage en flex office est finalement un changement de culture d’entreprise. Il s’agit de repenser notre rapport au travail pour davantage flexibilité, mais aussi plus de convivialité pour un mieux-être au travail. Un argument de poids pour recruter et fidéliser les talents.

Le monde du travail peut aujourd’hui évoluer grâce aux nouvelles technologies. Pouvoir être accompagné dans sa transition en flex office est un gage de succès. C’est pourquoi ELA Innovation s’associe avec des fournisseurs de solutions innovantes tels que Z#bre pour répondre aux nouveaux défis des entreprises.

Vous avez des questions ? Contactez dès maintenant nos experts pour obtenir des conseils personnalisés sur votre projet de flex office.

Fanny Waterlot
Fanny WATERLOT
Manager Marketing & Communication
Diplômée d’un Master II en stratégie de communication des entreprises, Fanny a rejoint l’équipe d’ELA Innovation depuis octobre 2018 en qualité de Manager marketing & communication. A l’affût des tendances et passionnée par le digital, Fanny a à coeur de mettre en avant les valeurs et les projets de l’entreprise sur différents supports (Réseaux sociaux, blog, sites web, etc.).
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