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Aunque el teletrabajo se está convirtiendo en un nuevo hábito, la mayoría de los trabajadores quieren que su empresa conserve los locales físicos. La razón principal es hacer del lugar de trabajo un sitio más acogedor. Por eso cada vez más empresas están dispuestas a adoptar la oficina flexible. Los avances tecnológicos han hecho posible ofrecer a los empleados un espacio de oficina dinámico y flexible . El Internet de las Cosas, por ejemplo, permite gestionar los espacios de trabajo en tiempo real. Flex Office e IoT: ¿cómo optimizar los espacios de trabajo? Eso es lo que vamos a ver juntos.
La oficina flexible es una nueva forma de organizar el trabajo. También se conoce como escritorio compartido. La idea es romper con los confines de la oficina personal. El objetivo es ofrecer distintos espacios de trabajo que se adapten a distintas necesidades: coworking, burbujas de confidencialidad, espacios sociales, salas de reuniones flexibles e incluso pabellones deportivos. Estos espacios de convivencia responden a las nuevas expectativas de los trabajadores, al tiempo que facilitan los intercambios y el trabajo colaborativo.
Por tanto, los retos de la oficina flexible no se limitan simplemente a optimizar el espacio. Ante todo, existe un fuerte deseo de replantear nuestra relación con el trabajo. Porque la empresa es mucho más que un lugar donde la gente viene a trabajar. Gracias a las nuevas tecnologías, ahora es posible imaginar nuevas formas de organizar el trabajo en las que el bienestar de los empleados y su legítima demanda de flexibilidad puedan encontrar una respuesta adecuada.
La oficina flexible es un sistema más libre y flexible. Ofrece numerosas ventajas tanto para la empresa como para sus trabajadores.
Una empresa es un grupo de hombres y mujeres que trabajan juntos. Sin embargo, en las organizaciones tradicionales, los miembros de distintos departamentos no se mezclan fácilmente. Es un poco como estar entre amigos.
Al descompartimentar físicamente los departamentos, fomentamos de forma natural los intercambios fuera de un contexto puramente profesional. El resultado es una mejor comunicación interna y una mayor colaboración. Toda la empresa se convierte en un solo equipo.
La motivación de los trabajadores está muy a menudo vinculada a un buen ambiente de trabajo. Organizar momentos de convivencia en la empresa también contribuye al sentimiento de pertenencia y apego de los trabajadores a su empresa. Esto no es posible con el teletrabajo al 100%.
Sin embargo, los empleados que pudieron teletrabajar durante la pandemia no ven con buenos ojos la vuelta al trabajo presencial al 100%. Según una encuesta de OpinionWay, “el 60% de los trabajadores franceses afirman que si su empresa les animara a organizar su propio tiempo, elegir su propio horario de trabajo les haría apreciar más su empresa”.
Lo que los sociólogos llaman Millennials, o Generación Y, representará alrededor del 75% de la población activa en 2025. Esta generación es conocida por conceder verdadera importancia a su bienestar y realización personal. También son especialmente difíciles de contratar. Y aún más difíciles de retener.
Por tanto, para los recursos humanos, la oficina flexible puede convertirse en una ventaja competitiva frente a las empresas más tradicionales. Porque este tipo de organización responde a la necesidad de flexibilidad y autonomía de los empleados en la gestión de su jornada laboral. Encontrar el equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal es, en última instancia, una cuestión importante para todos.
Hasta hace muy poco, tener un trabajo significaba ir a trabajar. En otras palabras, estar obligado a estar en las instalaciones de la empresa a la hora exacta todos los días de la semana. Los efectos negativos de esto eran los atascos de tráfico durante las tristemente famosas horas punta, la mala calidad del aire debido a la contaminación de los coches, que se ha convertido en un verdadero problema de salud pública, y una insoportable pérdida de tiempo en el transporte.
La responsabilidad social corporativa (RSC), es decir, los compromisos sociales y medioambientales de la empresa, es ahora también un importante motor de la fidelización de los empleados. Lejos del tríptico metro/trabajo/dormir, los empleados quieren dar sentido a su trabajo. Y trabajar para una empresa comprometida con valores sólidos tiene sentido para el 85% de los trabajadores en Francia (fuente: OpinionWay).
Otro aspecto positivo de la oficina flexible es la reducción de los costes fijos. Los costes energéticos relacionados con la calefacción, por ejemplo, sin duda aumentarán mucho en los próximos años. Esto es especialmente cierto para los edificios más antiguos.
Optimizando los espacios de trabajo en tiempo real, puedes evitar gastos innecesarios. Al contrario, incluso puedes gestionar mejor tus espacios de trabajo. Las empresas también pueden alquilar o subarrendar algunas de sus oficinas desocupadas y ofrecer un servicio de coworking, por ejemplo.
Por último, la gran mayoría de los empleados desean mayor flexibilidad y autonomía en la forma de organizar su trabajo. Por tanto, la oficina flexible permite adaptarse a las expectativas de los trabajadores y a la necesidad de eficacia de las empresas. Siempre que se respeten ciertas etapas en su implantación.
En el marco de su expansión, SYNOX, con sede en Montpellier, pretende duplicar su plantilla de aquí a 2023. Por tanto, es imperativo para la empresa encontrar una solución que permita a cada empleado pasar tiempo en la oficina (y no sólo teletrabajar). Los equipos han optado por la oficina flexible, que les permite reforzar los vínculos humanos que están en el centro de su política de calidad de vida laboral.
Descubre cómo han recibido esta estrategia nuestros equipos.
El deseo de organizar la oficina flexible se basa en un auténtico proyecto de empresa en el que todos encuentren su lugar. Por eso te invitamos a seguir estos 6 pasos.
La implicación de los trabajadores es esencial para el éxito de esta transición a una nueva organización. Este entorno de trabajo también se basa en una forma de gestión participativa. Esto debería permitir una retroalimentación regular, para que todo el mundo se sienta valorado y, por tanto, más implicado.
Los empleados, como los consumidores, esperan cada vez más transparencia de las empresas. Y como ocurre con cualquier cambio organizativo, el primer riesgo que se percibe es que los empleados pierdan el norte. Por tanto, el objetivo de comunicar de forma didáctica es apoyar a los empleados. Se trata de limitar el estrés o la resistencia natural al cambio.
Los espacios colaborativos son una forma de avanzar hacia un enfoque más colectivo. Para facilitar los intercambios y romper las barreras físicas que representan las oficinas individuales, es esencial aumentar el número de espacios compartidos. El objetivo natural es ofrecer nuevos tipos de espacios que fomenten el modo de proyecto.
La tasa de ocupación es la relación entre el número de puestos de trabajo ocupados y el número total de puestos de trabajo existentes. Como en una oficina flexible ya no hay una oficina fija, podemos estimar que este tipo de organización equivale a ofrecer unos 0,8 puestos de trabajo por empleado.
Siempre habrá lagunas entre la teoría y la práctica. Una fase de prueba ayudará a poner de relieve los aspectos que deben mejorarse. El aspecto técnico de la oficina flexible es un punto crucial a tener en cuenta. Por eso, el 52% de las empresas que desean adoptar la oficina flexible quieren apoyo (fuente JLL).
Para saber cómo ELA Innovación puede apoyar tu proyecto, ponte en contacto con uno de nuestros asesores.
Utilizar mejor las herramientas digitales tendría un impacto positivo en la imagen de la empresa para el 42% de los empleados. Utilizar las herramientas adecuadas para crear una oficina flexible es esencial para garantizar que todo el mundo encuentre su sitio. La ventaja para el empleado es que es fácil encontrar una oficina disponible y una buena conexión informática.
Cuando la tecnología sabe hacerse invisible es cuando es realmente eficaz. Y eso es exactamente de lo que trata la IO.
El IoT, o Internet de las Cosas, puede definirse como un conjunto de objetos físicos que pueden conectarse a Internet. Representa un mercado en rápido crecimiento: las previsiones estiman que en 2027 habrá más de 40.000 millones de objetos conectados. La principal ventaja del IoT es que facilita la gestión de los recursos.
Descubre nuestro sensor de presencia por infrarrojos
para medir los índices de ocupación de las oficinas
100% anónimos y autónomos, los sensores de presencia por infrarrojos son perfectos para aplicaciones de oficina flexible. La alta sensibilidad de un sensor como el Blue Puck Pir detecta el más mínimo movimiento. Así es fácil saber si una habitación, despacho o cubículo está ocupado o no.
A continuación, cada sensor Bluetooth de alta calidad y bajo consumo se conecta a una plataforma IoT, utilizando lo que se conoce como una pasarela. Es esta conexión la que transmitirá datos de ocupación objetivos y fiables al sistema. En otras palabras, una visualización sencilla y en tiempo real del espacio disponible.
Por su parte, los usuarios sólo tienen que conectarse a la aplicación o al portal web para encontrar el espacio disponible que mejor se adapte a sus necesidades: un despacho libre, una sala tranquila, una sala creativa o una sala de reuniones. El sistema puede utilizarse para reservar espacios a distancia e incluso para liberar espacios reservados pero aún no utilizados.
La instalación de los sensores Bluetooth es muy rápida y nada intrusiva. Sin necesidad de cableado, estos sensores de presencia 100% anónimos pueden instalarse en cualquier superficie (debajo de un escritorio, en el techo, en una pared o en una puerta). Por ejemplo, en el hábitat 1001 vies, en dos emplazamientos de 2.800 m² y 600 m², con capacidad para un total de 400 personas, se instalaron 351 sensores de presencia Bluetooth Low Energy en sólo 3 días.
El uso de IoT facilita la instalación de una oficina flexible en tu empresa. Para garantizar el éxito de este proyecto, lo mejor es recurrir a los conocimientos técnicos de un especialista.
Descubre cómo ELA Innovation y su socio Z#bre ayudaron a 1001 Vies Habitat a optimizar sus espacios de trabajo.
Como montar una oficina flexible no es algo que se pueda improvisar, hemos enumerado todos los errores que debes evitar si quieres que tu transición a una oficina flexible sea un éxito:
Como con cualquier cambio importante, es mejor avanzar por etapas. El éxito de la oficina flexible también depende de un análisis de los hábitos de trabajo de los empleados. También es importante tomarse el tiempo necesario para realizar pruebas. Ir demasiado rápido podría poner en peligro todo el proyecto.
Una infraestructura sólida debe apoyarse en tecnologías innovadoras y eficientes. El Internet de las Cosas nos facilita la vida diaria dándonos acceso a información práctica y fiable. Una buena conexión inalámbrica es, por supuesto, esencial para unas condiciones de trabajo ideales.
Esta nueva organización del trabajo es también una nueva forma de gestión. La implicación de la alta dirección y el compromiso de los trabajadores con el proyecto son, naturalmente, algunas de las claves de su éxito.
De hecho, la oficina flexible es una forma de avanzar hacia un enfoque más colectivo, con empleados más autónomos y más implicados en la vida de la empresa.
Realizar con éxito la transición a una oficina flexible implica, en última instancia, un cambio en la cultura corporativa. Se trata de replantear nuestra relación con el trabajo para hacerlo más flexible, pero también más fácil de usar para mejorar el bienestar en el trabajo. Un poderoso argumento para captar y retener el talento.
El mundo laboral actual puede evolucionar gracias a las nuevas tecnologías. Recibir apoyo en tu transición a una oficina flexible es garantía de éxito. Por eso ELA Innovation colabora con proveedores de soluciones innovadoras como Z#bre para responder a los nuevos retos a los que se enfrentan las empresas.
¿Tienes alguna duda? Ponte en contacto ahora con nuestros expertos para recibir asesoramiento personalizado sobre tu proyecto de oficina flexible.
Desde 2020, ELA Innovation trabaja con Mapon para ofrecer a las empresas de transporte y logística una solución completa de IoT y seguimiento de la cadena de frío. Descubre cómo Tracksys AS gestiona más de 30.000 unidades gracias a esta combinación tecnológica.
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